Blick hinter die Kulissen: Wie funktioniert dir Planung von hunderten Freiwilligen?

ZAMHALTN, eine Solidaritätsaktion, welche eng mit der Plattform meinamberg.de (ehemalige Amberg liefert) zusammenhängt, agiert seit 2021 als Initiative und nun auch als Verein in der Stadt Amberg. Damals startete unter dem Schlagwort “ZAMHALTN” eine Solidaritätsaktion welche den Zusammenhalt der Amberger in der Corona-Krise vorantreiben sollte. Nach dem Erfolg dieser Aktion engagierte sich der Verein im Winter für Pflegekräfte, welche unter der extremen Belastung der Corona Krise litten.

Der Gründer des Vereins, Michael Sander, und sein stetig wachsendes Team, stehen mit Herz und Seele hinter ihren Projekten. Nach dem Motto “Überlegt, flexibel und geplant helfen statt blinder Aktionismus” arbeitet und lebt der Verein mit vollem Erfolg.

“Die vergangenen zwei Jahre haben immer wieder gezeigt, wie wichtig Solidarität ist.”

Seit dem Ausbruch des Krieges in der Ukraine engagiert sich der Verein ZAMHALTN jetzt für die Geflüchteten der Ukraine. Sei es Kleiderspenden, Notunterkünfte oder Patenschaften, ZAMHALTN kümmert sich um eine einfache und schnelle Lösung.

Neue Ideen bringen neue Herausforderungen

Dieses neue Projekt brachte aber auch diverse Hürden mit sich, wie Michael Sander feststellen musste. Viele ehrenamtliche Betreuer strömten heran, um die Aktion voller Tatendrang zu unterstützen. Doch diese Einsätze werden oft neben deren eigentlicher Arbeit verrichtet und benötigten ein unglaubliches Mass an Flexibilität und effektive Planung. Leider bot die bisherige Lösung dies nicht wirklich an. Die Betreuer wurden vorerst per Exceltabelle eingeteilt und deren Verfügbarkeit einzeln und mühsam abgefragt. Krankheitsbedingte oder arbeitsabhängige Ausfälle konnten kaum schnell genug neu verplant werden ohne großen Zeitverlust oder Unklarheit in der Verteilung. Die Problematik der Verteilung von Schichten und Zeiten von Helfern wurde immer belastender und mühseliger. Ein einfaches Handling der Freiwilligen konnte dadurch leider kaum gewährleistet werden und der Arbeitsaufwand für die reine Planung der Mitarbeiter wuchs von Tag zu Tag.
Innerhalb weniger Tage musste Michael Sander eine schnelle und einfache Lösung für ein digitales Personalplanungs Programm, welches simpel und intuitiv für seine Helfer zu bedienen war, ausfindig machen. Auch die Kommunikation sollte über das System laufen und jederzeit abrufbar sein. Die beschwerliche Abfrage der Verfügbarkeiten und anspruchsvolle Umplanung von Diensten sollte das System ebenfalls einfacher, kurzweiliger und intuitiver gestalten. Auf seiner Suche stieß er auf Shiftbase.

“Uns war schnell klar, dass wir für die Planung von so vielen Menschen mit so unterschiedlichen Voraussetzungen einen erfahrenen Partner brauchen. Die Aufgabe, die Dienstplanung so schnell und ohne viele Vorkenntnisse angehen zu müssen, schien uns eigentlich unlösbar - bis wir mit Shiftbase die Lösung gefunden haben."

Die einfache Lösung für komplizierte Anliegen

Das eigentlich Unlösbare, wurde nun lösbar. Shiftbase bot dem Verein eine zuverlässige Infrastruktur sowie eine einfache Abfrage der Verfügbarkeiten von Helfern per App. Die Einbindung der Freiwilligen in den digitalen Dienstplan wurde nun wesentlich effektiver und rascher vorgenommen. Auch die Kommunikation konnte über Shiftbase weniger missverständlich und entspannter ausgeführt werden. Die übersichtliche und intuitive App wurde ebenfalls von den Helfern dankend angenommen und unterstützt die effiziente Dienstplanung mit der reibungslosen Ausschreibung von Diensten und der unkomplizierten Neubesetzung von Ausfällen. Wo man vorher mühsam und beschwerlich Freiwillige einzeln über deren Einsatz informieren musste, kann dies nun weitaus entspannter und zügig erledigt werden.

“Dank Shiftbase wissen wir zu jeder Zeit, welche unserer Freiwilligen zu welcher Zeit verfügbar sind. Dieser Überblick hilft uns sehr, die Einsätze schnell zu planen und die Planungen allen Betroffenen zur Verfügung zu stellen.”

“Unser Accountmanager ist ein toller und versierter Ansprechpartner, der immer erreichbar ist und Fragen schnell und lösungsorientiert beantworten kann”, so Michael Sander. Dank dem kostenfreien Support wurden 200 Freiwillige innerhalb von zwei Wochen mit Shiftbase voll einsatzfähig. Seit dem Start mit Shiftbase im März konnten über 2800 Stunden ehrenamtliche Arbeit einfach, schnell und intuitiv geleistet werden. Shiftbase hat alles was das Herz eines Planers begehrt: Eine zuverlässige Infrastruktur, App-Anbindungen und ein flexibles und individualisierbares Back-End. Selbst die unterschiedlich ausgeprägte Technik-Affinität der Betreuer konnte in kurzen, lösungsorientierten Terminen aufgearbeitet werden und dank der kinderleichten Bedienung von Shiftbase kommt es weniger zu Unsicherheiten.

Der Weg geht weiter

“Nur dank einem professionellen Tool wie Shiftbase konnten und können wir die Einsätze unserer Freiwilligen effizient planen und sparen so wertvolle Zeit, die wir dafür in die Betreuung der Geflüchteten investieren können. Dafür bedanken wir uns von ganzem Herzen. Unsere Freiwilligen sind froh, einen zuverlässigen und intuitiven Plan nutzen zu können.”

Michael Sandner

Vorsitzender ZAMHALTN

Das eigenverantwortliche und unkomplizierte System mit intuitiver Benutzerfreundlichkeit steht ZAMHALTN weiterhin bei der Planung der freiwilligen Helfer zur Seite. Die Dienstverteilung läuft nun ohne lästige Verzögerungen oder Diskussionen. Shiftbase spart nicht nur eine Menge Zeit, sondern auch Nerven und Geduld. Ganz nach dem Motto des Vereins wurde hier überlegt, flexibel und geplant geholfen.

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